Servijarama se adhiere a estándares electrónicos y normativas específicas, implementando sistemas avanzados para la gestión electrónica de documentos. Este proceso involucra la digitalización de documentos, la aplicación de software documental y el seguimiento de directrices normativas. Los sistemas de gestión electrónica de documentos se implementan en conformidad con normativas ISO específicas, asegurando integridad y trazabilidad de la información.
Gestión Electrónica de Documentos (GED)
La Gestión Electrónica de Documentos (GED) es un enfoque integral para capturar, organizar, almacenar y gestionar documentos en formato digital. Implica la digitalización de documentos analógicos, la creación y edición de documentos electrónicos, así como la aplicación de metadatos para facilitar la búsqueda y recuperación eficientes.
Repositorio
Un Repositorio es un sistema centralizado para almacenar, organizar y gestionar diversos tipos de contenido digital, como documentos, imágenes o archivos multimedia. Los repositorios facilitan el acceso, la preservación y la colaboración en entornos digitales, proporcionando un espacio seguro para almacenar y compartir información de manera estructurada.
Digitalización de Documentos
La conversión de documentos analógicos a formatos digitales es esencial para la construcción y mantenimiento de un repositorio digital. Un servicio de BPO puede encargarse de este proceso, asegurando una digitalización precisa y eficiente.
Catalogación y Metadatos
La asignación de metadatos a los documentos digitales es fundamental para su organización y recuperación. Un proveedor de servicios externos puede encargarse de la catalogación y la aplicación de metadatos siguiendo estándares internacionales.
Gestión de Contenidos
La administración regular de los contenidos en el repositorio, incluyendo la actualización de información, la organización de carpetas y la eliminación de documentos obsoletos, puede ser externalizada para mantener el repositorio siempre actualizado y relevante.
Control de Calidad
Garantizar la calidad de los documentos digitales es crucial. Un servicio externo puede implementar procedimientos de control de calidad para asegurar que los documentos estén legibles, completos y cumplan con los estándares definidos.
Seguridad y Gestión de Acceso
La protección de la información almacenada en el repositorio digital es esencial. Un servicio de BPO puede encargarse de establecer y gestionar protocolos de seguridad, así como controlar el acceso a los documentos según los permisos asignados.
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