VALORACIÓN DE SERIES DOCUMENTALES

Proceso de valoración

La valoración documental consiste en el estudio y análisis de las características históricas, administrativas, jurídicas, fiscales e informativas de las series documentales.

El proceso de valoración establecerá los plazos de transferencia, la posible eliminación o expurgo y el régimen de accesibilidad de los documentos de archivo de la Administración General del Estado.

Criterios generales de valoración

En la determinación del valor de los documentos de archivo con vistas a su conservación en soporte original o alternativo o a su posible eliminación se tendrán en cuenta los siguientes factores:

Criterio de procedencia, criterio diplomático, criterio de contenido y de utilización.

Tareas archivísticas y documentales del estudio

Para realizar estos estudios de identificación y valoración de series documentales del Ministerio de Educación y Formación Profesional (MEFP), es necesario acudir a la página web de la CSCDA y proceder a la descarga de unos formularios que deben ser cumplimentados y sometidos a petición de dictamen por dicha Comisión. La cumplimentación de estos formularios implica la ejecución de las siguientes tareas archivísticas y documentales:

1. Buscar antecedentes en la página web de la CSCDA, en el buscador de series dictaminadas y realizar la lectura de los dictámenes establecidos.
2. Identificar la serie documental objeto de estudio y valoración, así como los expedientes que corresponden a esa serie documental.
3. Proceder a la cumplimentación del formulario en lo que se refiere a la identificación de cada serie objeto de estudio:
   1. Elección del Título y número de identificación de procedimiento SIA.
   2. Fechas extremas.
   3. Volumen
   4. Soporte
   5. Características físicas y lógicas.
   6. Archivo de custodia.
   7. Ubicación física y signaturas.
   8. Organismo/Unidad productora.
   9. Historia Institucional.
   10. Legislación aplicable.
   11. Alcance y contenido: la función.
   12. Descripción de los documentos esenciales que componen la serie.
   13. Identificación de cada uno de ellos señalando el documento correspondiente y su órgano productor.
   14. Organización y ordenación de la serie.
   15. Continuación de la serie, si es cerrada o abierta.
   16. Enumeración de series relacionadas con la que se está estudiando.

4. Proceder a la cumplimentación del formulario en lo que se refiere a la valoración de cada serie objeto de estudio:

1. Utilización: plazos de uso frecuente y esporádico, identificando la norma y el motivo.
2. Asignación de valores primarios: administrativo, jurídico y otros, identificando plazos, norma y motivo.
3. Asignación de valores secundarios: testimonial e histórico, identificando plazos, norma y motivo.

5. Proceder a la cumplimentación del formulario en lo que se refiere al acceso y seguridad de la información:
   1. Condiciones generales de acceso a la serie documental: libre o sujeta a protección.
   2. Especificar si el acceso a la serie documental está afectado o regulado por una normativa específica.
   3. Especificar los contenidos sujetos a un régimen especial publicidad.
   4. Especificar los contenidos susceptibles de protección.
   5. Medidas propuestas para favorecer el acceso a expedientes de acceso restringido (posibilidad y modalidad de disociación de datos o acceso parcial).
   6. Medidas específicas de seguridad requeridas por la serie.
6. Proceder a la cumplimentación del formulario en lo que se refiere a las observaciones.
7. Incluir en el formulario en el apartado de Anexos una muestra de todos los documentos esenciales que componen el expediente para su revisión por la CSCDA.
8. Proceder a la cumplimentación del formulario en lo que se refiere a la petición de dictamen, reseñando:
   1. Título de la serie y organismo productor.
   2. Plazos de transferencia:
      1. Servicios centrales: Archivo Central, Intermedio e Histórico
      2. Servicios periféricos: Central, Histórico Provincial o equivalente.
   3. Selección:
      1. Conservación permanente, reseñando su justificación.
      2. Eliminación parcial: forma de selección, plazo y justificación.
      3. Eliminación total: forma de selección, plazo y justificación.
      4. Sustitución del soporte: soporte alternativo, plazo y justificación

                d. Acceso:
                         i. Libre, sin necesidad de autorización.
                         ii. Incluye contenidos susceptibles de protección (requiere solicitud de acceso). 
                         iii. Duración de la restricción: años.
                e. Efectos inmediatos de la valoración:
                         i. Especificar el contenido del dictamen.
                 f. Señalar el responsable del estudio, firma, nombre y cargo.

Toda esta información se recopila mediante investigación y consulta a empleados del organismo en cuestión.

Caso práctico